Excel-Funktionen für Controller

12.06.2019

Auch Excel-Nutzer erliegen manchmal der Macht der Gewohnheit. Und so benutzen Sie in Excel Funktionen, die sie bereits gut kennen. Doch welche der vielen Kalkulationsfunktionen, die das Programm sonst noch anbietet, sind bei Anwendungen im Controlling hilfreich? Diese Frage wird häufig auch in Seminaren gestellt.

Zunächst einmal erscheint eine Antwort schwierig. Denn die Tätigkeitsfelder im Controlling sind natürlich sehr weit gefächert. Deshalb können in der täglichen Praxis unter Umständen auch spezielle Funktionen aus den Kategorien der Finanzmathematik oder Statistik zum Einsatz kommen. Geht es jedoch um die Entwicklung von Datenmodellen und Reports, lassen sich einige typische Aufgaben beschreiben und daraus lassen sich wiederum Kategorien von Funktionen ableiten, die häufig benötigt werden.

Typische Tätigkeiten beim Datenhandling mit Excel im Controlling

Der erste Schritt, um in Excel eine Auswertung oder einen durchgestalteten Report zu erstellen, ist zumeist die Bereinigung der Rohdaten. Denn häufig sind die Daten, die aus einem ERP-System bezogen werden, nicht in der Form, die für eine Analyse geeignet ist. Danach müssen Daten aus unterschiedlichen Tabellen häufig zusammengeführt werden. Nicht selten folgt ein dritter logischer Schritt: Es müssen Gruppierungen erzeugt werden. Diese Gruppierungen können logischer, zeitlicher oder unternehmensspezifischer Art sein. Erst danach rückt das große Finale näher – die eigentliche Berechnung der Kennzahlen für einen Report. Hier werden beispielsweise wichtige Berechnungen mit vordefinierten Bedingungen auf einem Ergebnisblatt dargestellt.

Genau dieser typische Arbeitsprozess kann schon einen Hinweis auf die Funktionskategorien geben, die in Excel im Controlling häufig benötigt werden.

Wichtige Funktionskategorien für Excel im Controlling

– Textfunktionen zur Bereinigung von Basisdaten (LINKS(), VERKETTEN() usw.)
– Bedingte Kalkulationen mit einer und mehreren Bedingungen (SUMMEWENN(), SUMMEWENNS() usw.)
– Verweisfunktionen zum Zusammenführen von Daten (INDEX(), SVERWEIS() usw.)
– Datumsfunktionen zur Bildung und Berechnung von Zeitreihen (MONAT(), EDATUM() usw.)
– Rangfolgen zur Bildung von Top-10-Listen (RANG(), MIN(), MAX() usw.)
– Lageparameter und statistische Funktionen (MEDIAN(), MITTELWERT(), TREND() usw.)
– Logische Funktionen (UND(), WENN() usw.)

Von den Funktionskategorien zu den Excel-Funktionen, welche man im Bereich Datenmodellierung und Reporting, häufig benötigt, ist es nun nicht mehr weit. Meine Erfahrung aus der Entwicklung von zahlreichen dynamischen Datenmodellen und Reports ist es, dass man mit einer überschaubaren Anzahl an Funktionen aus den genannten Kategorien einen Großteil der anstehenden Aufgaben bewältigen kann. Nicht die Masse macht’s also im Falle der Nutzung von Excel im Controlling. Vielmehr profitieren Sie besonders davon, wenn Sie diese ausgewählten Funktionen gut verstehen und ihre Anwendungsbereiche genau kennen. Eine Übersicht über die Top-Funktionen von Excel im Controlling aus meiner Sichtweise können Sie hier herunterladen.

Excel-Funktionen für Controller

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