Excel und Office365 – Updates konfigurieren

14.07.2017

Mit Office365 hat sich der Rhythmus für die Verteilung von Software-Updates deutlich beschleunigt. Bislang waren es Unternehmen und Einzelnutzer gewohnt, im Abstand von mehreren Quartalen oder gar Jahren mit neuen Funktionen ausgestattet zu werden. Mit dem O365-Abo finden die Updates nun im Abstand von Wochen den Weg zum Endkunden. Diese Möglichkeit wird von Microsoft reiflich genutzt. Denn mit kontinuierlichen Erweiterungen bestehender Programme oder durch die Verbesserung bereits vorhandener Funktionen lässt sich der Kunde deutlich einfacher vom Software-Abonnement überzeugen.

Neue Herausforderungen für IT-Support und -Administration

Die neue Distributionstechnik stellt aber sowohl Unternehmen als auch die Benutzer der Software vor einige offene Fragen. Bislang administrierten IT-Abteilungen in den Firmen die Installation neuer Softwarepakete von zentraler Stelle. Nun müssen deren Mitarbeiter Methoden und Prozesse entwickeln, mit denen Software dezentral, am Arbeitsplatz des einzelnen Mitarbeiters, aktualisiert werden kann. Auch der Support wird vor neue Herausforderungen gestellt. Muss er doch zukünftig beim Trouble-shooting eine heterogene Landschaft an Software-Versionen berücksichtigen.

Wieviel Tempo darf es bei den Excel-Updates denn sein?

Doch auch Benutzer müssen sich auf ganz neue Fragestellungen vorbereiten. Dies beginnt bereits damit zu entscheiden, in welchen zeitlichen Abständen man überhaupt Excel aktualisieren möchte. Um diese Entscheidung dann auch umzusetzen, stellt sich die zweite Frage: Habe ich eine Möglichkeit, die Installation von Updates überhaupt zu steuern? Und wenn ja, wo werden Updates überhaupt konfiguriert?

Matt Allington hat in einem Beitrag auf twitter kürzlich die einzelnen Schritte zur Konfiguration der Updates im Zusammenhang mit einer Fehlerbehebung für PowerPivot beschrieben. Auch Microsoft hat eine Erläuterung zu den Updatekanälen ins Netz gestellt.

Als Nutzer sollten Sie zunächst unter Datei – Konto überprüfen, welcher Update-Kanal aktiviert ist.

Update-Kanal in Office365 - Excel 2016 Schulung PowerBI

Die mögliche Anpassung nehmen Sie dann online unter Office365 – Office-Software – Einstellungen für Sofwaredownloads vor.

Update-Kanal in Office365 - Excel 2016 Schulung PowerBI

Dort wählen Sie zwischen dem aktuellen oder dem verzögerten Kanal, der nur alle 4 Monate aktualisiert wird.

Update-Kanal in Office365 - Excel 2016 Schulung PowerBI

Lernen und Anwenden der neuen Funktionen

Ist die Frage nach dem Turnus der Aktualisierung von Excel erst einmal beantwortet, heißt es, die neuen Funktionen kennenzulernen. Zwar gibt es auf den Internetseiten von Microsoft zu jedem neuen Software-Release eine kurze Auflistung der neuen Funktionen. Doch reicht dies, um zu entscheiden, ob und wozu man die neuen Funktionen im betrieblichen Alltag einsetzen kann? Eher nicht.
Meine Erfahrung aus zahlreichen Jahren als Excel-Trainer lassen sich in etwa so zusammenfassen: Schon bei den bislang üblichen mehrjährigen Zyklen von neuen Excel-Versionen sind viele Anwender gar nicht dazu gekommen, neue Funktionen in Eigenregie auszuprobieren. Sinnvolle Werkzeuge wie Sparklines oder Datenschnitte – irgendwann mal zufällig im Menü aufgeblitzt – versanken so über Jahre im Dornröschenschlaf. Dies ist natürlich schade. Denn viele Neuerungen in Excel haben das Zeug, eine starke Verbesserung der Arbeitseffizienz zu bringen.

Aktuell stelle ich bereits in offenen Seminaren fest, dass die Abfrage der von den Teilnehmern am Arbeitsplatz genutzten Excel-Versionen kaum mehr hilfreich ist. Von drei Teilnehmern nutzt vielleicht einer Excel 2016 in einer Installation von Mai 2016. Ein weiterer verfügt über das O365-Upgrade der letzten Woche. Und der dritte hat die O365-Version zuletzt vor einem halben Jahr aktualisiert.

Lösungsansätze – Mehr Governance

Ich gehe davon aus, dass Excel auch in den kommenden Jahren ein wichtiges Tool für die Erstellung von Datenmodellen und -analysen sein wird. Doch auffällig ist seit Jahren, dass Unternehmen die Fortbildung ihrer Mitarbeiter zu einem wichtigen Arbeitswerkzeug wie Excel mehr oder weniger dem Zufall überlassen. Systematische Fortbildung gibt es kaum. Das Trainingskonzept der meisten Unternehmen heißt Google und YouTube.

Die Lage könnte sich noch zuspitzen, wenn nun auch noch das Upgrade der Softwaretools an sich dem Gutdünken des Anwenders überlassen wird. Insofern wird es entscheidend sein, die Governance für die Verteilung von Abo-basierter Software und die Entwicklung von SSBI-Lösungen (Self Service Business Intelligence) zu verbessern. Laut einer Gartner-Studie verfügten 2016 gerade einmal 10 % der Unternehmen über ausreichende Governance im SSBI-Umfeld.

Um die neuen Tools im Unternehmen überhaupt nutzbar zu machen, sind zudem durchdachte Konzepte für die Fortbildung empfehlenswert. Solche Konzepte kombinieren web-based Training mit selbstorganisiertem Lernen des Einzelnen und der Gruppe sowie intensiven Beratungs- und Coachingaktivitäten vor Ort.

Sie interessieren sich für ein Excel-Seminar? Hier finden Sie eine Übersicht über meine weiteren Veranstaltungen.

Seminar zur Erstellung von Dashboards mit Power BI Desktop
Seminar zur Verwendung von Excel-Daten in PowerPoint

Der Klassiker: Das Seminar Excel im Controlling
Das Seminar zum Erstellen von dynamischen Reports in Excel
Lernen Sie, wie Sie mit PowerPivot dynamische Datenmodelle und Reports erstellen

Zurück zur Übersicht