xlSMILE – Excel lernen

15.12.2015
Excel lernen

xlSMILE steht für Simplify – Model – Integrate – Lead – Explain, den aus meiner Sicht grundsätzlichen Überlegungen für alle, die Excel lernen, systematisch nutzen und professionell einsetzen möchten. Wie komme ich zu diesem Ansatz? Seit Jahren unterstütze ich Kunden dabei, Excel effizienter zu nutzen. Dies erreicht man durch methodisches Vorgehen und die Entwicklung von passgenauen Lösungen. Excel-Funktionen sind dabei Mittel zum Zweck. Nicht mehr und nicht weniger. xlSMILE stellt zu allererst eine über Excel hinausgehende Methode dar, spezifische Aufgaben in Datenanalyse und Controlling effizient zu erledigen. Sie bedient sich dabei Excel-Funktionen/-Tools. Aber auch erprobte Methoden aus Qualitäts- und Projektmanagement und bekannte Regeln der Wahrnehmung und Kommunikation kommen zum Einsatz.


Excel lernen

Simplify

Gute Excel-Reports zeichnen sich durch ihre einfache Strukturen aus. Einfache Strukturen schaffen Übersichtlichkeit. Und Übersichtlichkeit erzeugt Verständlichkeit. Simplify heißt, auf allen Ebenen nach Vereinfachungen zu suchen: bei Datenstrukturen, bei Auswertungs- und Darstellungsprozessen, bei der Auswahl von Kennzahlen. Ein wichtiges Tool der Vereinfachung und Datenmodellierung ist PowerQuery. Mit diesem Werkzeug werden Sie in Excel lernen, wiederkehrende Schritte bei Datenimport und -bereinigung Menü gesteuert zu erstellen und automatisieren. PowerQuery hilft Ihnen auch dabei, überflüssige Daten aus ERP-Berichten zu entfernen. Oder dabei, sehr große Datenbestände durch Gruppierungen deutlich zu verkleinern.

Wenden Sie Simplify nicht unter technischen sondern unter Reporting- und Kommunikationsgesichtspunkten an, so gelangen Sie zu zentralen Fragen, z.B.: Welche Kennzahlen brauchen wir unbedingt? Wie verlässlich sind unsere Daten in diesem oder jenem Bereich? Welche KPI müssen unbedingt in einen Report einfließen und welche führen eher zu Verwirrung und Unübersichtlichkeit? Welche Daten hätte ich gerne als Backup-Information in einem separaten Tabellenblatt und wie kann ich einen Backup-Bereich umsetzen? Wenn Sie in Excel lernen möchten, wie Sie die hohe Kunst der Einfachheit in Reports und der Reduktion komplexer Datenbestände in Dashboards umsetzen können, dann ist Simplify genau richtig für Sie.


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Model

Excel lernen und erfolgreich nutzen ist faszinierend. Auch gerade deshalb, weil das Tool seinen Anwendern schier unbegrenzte Möglichkeiten bietet. Doch das Pendel der frei gestaltbaren Funktionen und Optionen kann auch schnell in die andere Richtung ausschlagen. Wenn Sie wiederkehrende Berichte erstellen und sich stets durch einen Dschungel von Formeln, Verknüpfungen und zu ergänzenden Tabellen kämpfen müssen. Oder wenn Sie in einem Team arbeiten, in dem jeder seinen eigenen Arbeitsstil pflegt. Dadurch sind Lösungen häufig kaum mehr gemeinsam nutzbar. Oder wenn eine einmal entwickelte Lösung, erweitert werden muss.

Die xlSMILE-Antwort auf alle diese Anforderungen lautet, von Beginn an so systematisch wie möglich zu arbeiten. Behalten Sie die 5 Schichten (Layer) eines jeden Datenmodells im Blick: Daten, Berechnungen, Darstellung/Layout, Steuerung und Kommentierung/Message.

Die fundamentalen Handgriffe und Werkzeuge sollten Sie in Excel lernen – z.B. die Festlegung von Konventionen für Tabellen-, Bereichs- und Objektnamen -, um vor allem wiederkehrende Tätigkeiten wie turnusmäßige Reports zu systematisieren. Nutzen Sie PowerPivot und seine leistungsstarken DAX-Funktionen (Data Analysis Expression). Es ist ein wichtiges Tool bei der Modellierung von Daten aus externen Quellen. Oder entwickeln Sie aus konventionellen Tabellen dynamische Datenmodelle. Sie benötigen eine überschaubare Auswahl an Kalkulationsfunktionen. Dazu kommen auf intelligente Art generierte Spalten- und Zeilenbeschriftungen. Und über die tabellarischen Berichte bis zu den Diagrammen entsteht eine vollständig variable Lösung für Ihre Reports.

Dynamische Datenmodelle statt VBA-Anwendungen in Excel lernen

Wie kann mein Report soweit flexibel gestaltet werden, dass ich mit ihm auf sämtliche Auswertungsperspektiven reagieren kann? Wie kann ich unterschiedliche Zeiträume, unterschiedliche Regionen auswerten? Brauche ich eine VBA-Programmierung, um diese Flexibilität in der Auswertung zu erhalten? xlSMILE hilft Ihnen, auch ohne VBA-Kenntnisse dynamische Lösungen in Excel aufzubauen, die aus starren Tabellen und Diagrammen multivariable Reports machen. Und da Zahlen und Diagramme vieles erklären, aber eben doch nicht immer alles klar stellen, optimieren Sie schließlich die oberste Schicht Ihres Datenmodells. xlSMILE unterstützt Sie bei der Definition und Standardisierung von Überschriften, Kommentaren und Abstracts. So erhalten Ihre Reports nicht nur eine wiedererkennbare Struktur sondern auch eine klare Message.


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Integrate

Jedes Datenmodell dient einem klar definierten unternehmerischen Zweck, welcher auch die Form der Datenpräsentation bestimmt. Anders ausgedrückt: Die Detailtiefe eines Dashboards, das als Gesprächsgrundlage in einem turnusmäßigen Meeting dient, ist eine andere als die in einem ausführlichen schriftlichen Geschäftsbericht an den Mutterkonzern. Integrate bedeutet, einheitliche Regeln (Reportingstandards) für unterschiedlichen Output (Kennzahlen, Tabellen, Diagramme) systematisch zu etablieren. Es bedeutet auch, die Excel-Möglichkeiten zur Zusammenführung von Tabellen, Diagrammen, bedingten Formatierungen konsequent zu nutzen. Bei der Erstellung solcher Dashboards stehen die Gestalttheorie sowie theoretische Ansätze und Praxislösungen Edward Tuftes und Stephen Fews zur Visualisierung quantitativer Daten im Vordergrund. Auf praktischer Ebene liefert Integrate wichtiges Know-how zum Umgang mit Tools wie PowerView oder dem Power BI Desktop, aber auch zum Erstellen von Sparklines, Bullet Graphs, Ampeldarstellungen und benutzerdefinierten Diagrammen wie Wasserfalldiagramm oder Small Multiples.


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Lead

Datenmodelle und Excel-Analysetools bzw. –Reports werden häufig von unterschiedlichen Personen oder Zielgruppen genutzt. Der Fokus des Managements auf die Daten des Reports unterscheidet sich beispielsweise von dem des Vertriebsmitarbeiters oder des Controllers. Viele Auswertungen werden heute noch als Excel-Datei – manchmal auch als PDF-Datei – per eMail an die Zielpersonen verschickt. Im Einzelfall mit der Erläuterung wichtiger Ergebnisse in der begleitenden eMail.

Betrachtet man jedoch die neuen Funktionalitäten von Excel ab der Version 2013, spricht vieles dafür, dass Reports zukünftig immer häufiger im Intranet auf einer SharePoint-Seite oder in der Office365-Cloud publiziert werden. Ist dies erst der Fall, dann entscheidet der Adressat, wann er den Report öffnet und wie er durch die einzelnen Bereiche des Berichts navigiert. Der autonome Benutzer muss intuitiv verstehen, wie er bei der Bedienung des Tools oder Berichts vorzugehen hat. Optionen müssen für ihn intuitiv erkennbar sein. Lead legt seinen Schwerpunkt auf die Entwicklung einer klar strukturierten Benutzerführung. Im Mittelpunkt steht die systematische Nutzung von Gliederungen, aber auch Drill-down-Funktionen zu Datendetails. Lernen Sie in diesem Bereich von xlSMILE den Einsatz von Steuerelementen und Makros, von Hyperlinks und neueren Tools wie Slicern und Zeitachsen kennen.


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Explain

Auch in diesem Themenbereich von xlSMILE gilt, je autonomer der Adressat eines Reports agiert, desto deutlicher müssen Orientierungspunkte vom Autor des Reports gesetzt werden. Sicherlich ist an dieser Stelle der Erstellung eines Reports derjenige gut beraten, der sich an traditionellen Formen und Medien der Informationsvermittlung orientiert. Fachbücher, welche komplexe Themen behandeln, bieten ihren Lesern abstracts an, um in wenigen Minuten einen Überblick über die wichtigsten Inhalte und Ergebnisse zu erhalten. Artikel in Fachzeitschriften aber auch Magazinen tun es ihnen gleich und erweitern das Spektrum um weitere Mittel wie Infoboxen mit wichtigen Fakten, Infografiken oder Zusammenfassungen in Form von bullet points am Ende eines Artikels.

Im Abschnitt Explain zeigt xlSMILE, wie Sie solche Werkzeuge gezielt in Excel einsetzen, um sich nicht nur auf das Liefern von Zahlen zu beschränken, sondern um klare Messages zu transportieren. Um übersichtliche Strukturen zu schaffen, sind nicht nur die Rollenmodelle Buch und Fachartikel hilfreich. Punktuell ist auch die pyramidale Logik von Barbara Minto ein Orientierungspunkt. Sie beschreibt eine Methode zum Aufbau von Argumentationsketten von der Kernaussage an der Spitze der Pyramide über die einzelnen Zwischenthesen/-ergebnisse bis hinunter zur Basis, den Datendetails.

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