Excel 2016 und der Power BI Desktop im Controlling
06.07.2016Welche Rolle spielt Excel im Umfeld von Big Data?
Der Power BI Desktop ist ein neues Tool zur Visualisierung von Daten. Doch unter all den Neuerungen von Excel 2016 scheint er fast ein wenig unterzugehen. Denn langersehnte Neuerungen wie Wasserfalldiagramme ziehen die Aufmerksamkeit auf sich. Dennoch wird der Power BI Desktop zukünftig ein wichtiges Tool bei der Erstellung von Reports im Controlling sein. Es steht beispielhaft für die grundlegenden Änderungen, die den Einsatz von Excel im Controlling in den letzten Jahren prägen.
Im Frühjahr 2015 veröffentlichte das Softwareunternehmen Investintech das Ergebnis einer Befragung unter international renommierten Excel-Spezialisten: „27 Microsoft Excel Experts Predict the Future of Excel in Business Intelligence“. Aus der Riege der opinion leader machte Purna Duggirala, besser bekannt als Chandoo, Träger einer emblematischen Sturmfrisur und Überzeugungstäter in Sachen Excel-Weiterbildung, den Anfang mit einem beliebten Excel-Witz. „Frage: Welches ist die meistbenutzte Funktion in allen BI-Anwendungen? Antwort: Die Schaltfläche mit der Bezeichnung ‚Nach Excel exportieren‘.“
Nicht nur Chandoo, auch fast alle anderen der befragten Experten sahen die Rolle des meistgenutzten Tabellenkalkulationsprogramms durch die umfassenden Erweiterungen seit Version 2007 und natürlich vor allem durch die Self-BI-Tools PowerQuery, PowerPivot, PowerView sowie PowerMap und deren Integration im Power BI Desktop deutlich aufgewertet. An Excel – so lautete der allgemeine Tenor – führe auch in Zukunft kein Weg vorbei. Selbst wenn es auch noch andere BI-Tools in den Unternehmen gäbe, so besteche Excel doch weiterhin durch eine breite Installationsbasis, große Flexibilität und hohen Bekanntheitsgrad.
Neue Funktionen in Excel-2016-Pivottabellen
Self-BI ist ein Begriff, der Konjunktur hat, vielleicht aber nur einen Teil der Anwender praktisch betrifft. Lassen Sie uns deshalb zunächst einmal klären, welche grundsätzlichen Neuerungen in der aktuellen Version überhaupt zu finden sind. Neben einer verbesserten Direkthilfe, die bei der Eingabe von Formeln und Funktionen, nützliche Vorschläge unterbreitet und somit einen Vorteil für nahezu jeden Anwender darstellt, sind es vor allem Nutzer von Pivottabellen, an die Microsoft gedacht hat. So werden neuerdings Datumsfelder automatisch in Einheiten wie Jahre, Monate, Kalenderwochen etc. zerlegt. Eine Gruppierung nach Datum gelingt so im Handumdrehen.
Auch die neue Funktion, mit der in Pivot-Diagrammen ein drilldown zu den Details so einfach realisierbar ist, wie bei Pivottabellen, wird sicherlich jeden Benutzer des viel verwendeten adhoc-Analysetools erfreuen.
Neue Diagrammtypen und Infografiken
Wasserfalldiagramme in Excel!?! Wie lange war das eigentlich ein Wunschtraum vieler Benutzer? Doch ebenso lange mussten Add-ins oder verschlungene workarounds herhalten, um diesen Diagrammtypen in Excel zu nutzen. In Excel 2016 gibt es nun ein Wasserfalldiagramm. Es ist einfach zu handhaben, flexibel und in der Lage z.B. Zahlungsflüsse übersichtlich darzustellen. Daneben gibt es weitere neue Diagrammtypen wie Sunburst und Treemap. Doch ich bin besonders angetan vom Histogramm, welches man aus seinem Dornröschenschlaf in den Analysetools erweckt hat, und von der Kastengrafik. Ich sage Ihnen auch warum. Wenn die zu analysierenden Datenmengen immer gewaltiger werden, sollte man uns auch Werkzeuge zur Verfügung stellen, mit denen wir die Qualität der Daten analysieren können.
Dass im Appstore von Microsoft nun auch erste brauchbare Addins für das Erstellen von Infografiken angeboten werden, nimmt man gerne zur Kenntnis. Nicht in jedem Report wird man diese Darstellungsformen einsetzen. Biegt aber überraschend der Referent um die Ecke und benötigt für die anstehende Vorstandssitzung eine knackige Ergebnisdarstellung, ist es gut zu wissen, dass es online solche Erweiterungen für Excel gibt.
PowerQuery und Power BI Desktop
PowerQuery, das Supertool zum Import und zur Bereinigung von externen Daten, ist eigentlich verschwunden. Zumindest namentlich. Denn den Menüpunkt PowerQuery sucht man in Excel 2016 vergebens. Alle Funktionen des Tools findet man hingegen im Menü Daten. PowerQuery ist wohl das wirksamste Werkzeug unter den vielen Neuerungen der vergangenen Jahre. Mit ihm lassen sich Import und Bereinigung von Daten per Menü durchführen, aufzeichnen und jederzeit wieder abrufen. Mit keinem anderen neuen Tool lässt sich der Arbeitsaufwand so stark reduzieren, ist meine persönliche Erfahrung.
Am anderen Ende der Datenanalyse, bei der Visualisierung der Ergebnisse, erwartet eine weitere neue (Wunder-)Welt den Anwender. Der Power BI Desktop tauchte zunächst auf Microsoft Online Services als online arbeitender Baukasten zum Erstellen von Dashboards auf. Doch mittlerweile können Nutzer Power BI Desktop auch als Software von der Microsoft-Website herunterladen und offline einsetzen. Ist eine Datenbasis erst einmal in das Tool geladen, fällt zunächst die intuitive Bedienung des Programms auf. Aus einer Sammlung von Diagrammtypen und anderen Visualisierungstools wählt der Benutzer die geeigneten Bestandteile seines Dashboards aus. Mit Hilfe von drag & drop werden danach die Datenlabel und Measures mit den Diagrammen im Power BI Desktop verbunden. Das Resultat sind dynamische Dashboards, welche der Benutzer über interaktive Schaltflächen steuert.
Power BI Desktop: Verbunden mit einem Datenmodell und veröffentlicht im Intranet oder auf Mobilgeräten
Eine Besonderheit von Power BI Desktop ist, dass das Front-end im Gegensatz zu anderen Visualisierungstools nicht nur mit einer einzelnen Tabelle verbunden werden kann, um deren Resultate zu veranschaulichen. Stattdessen liegt die volle Leistungsstärke von PowerPivot, dem Tool zur Verknüpfung von Daten aus unterschiedlichen Quellen, im Hintergrund. Möchten Sie als Controller beispielsweise einen dynamischen Soll-Ist-Vergleich erstellen, könnten Sie folgendermaßen vorgehen: Sie laden eine Arbeitsmappe mit den Soll- und Ist-Daten in den Power BI Desktop, verknüpfen die beiden Tabellen dort und wählen mit wenigen Mausklicks ein Abweichungsdiagramm für die Darstellung der Ergebnisse aus. Interessiert Sie vielleicht noch die Entwicklung einzelner Produktgruppen, so fügen Sie im Handumdrehen ein Liniendiagramm hinzu.
Die intuitive Benutzung des Power BI Desktop macht den Unterschied. Wo Sie in Excel Zellbereiche markieren, Rubrikenachsen und Diagrammtitel aufwändig festlegen, um die Darstellung dann ggf. wieder zu verwerfen, bietet das blitzschnelle Anordnen von Daten in Diagrammen und das ebenso schnelle Entfernen nicht geeigneter Darstellungsformen aus Power BI Desktop eine zeitliche Entlastung beim Entwurf von Reports im Controlling.
Informationsquellen und Seminare
Auch auf der Ebene der Veröffentlichung ist der Desktop äußerst flexibel, denn er ermöglicht es, Reports und Dashboards lokal, unter den Microsoft Online Services oder auch auf mobilen Endgeräten wie Tablets und Mobiltelefonen zu verwenden. Mehr Informationen zum Power BI Desktop finden Sie auf der Website von Microsoft.
Schauen Sie sich auch das Programm meines Seminars Power BI Desktop – Reports und Dashboards lokal, mobil und online nutzen an. Dort lernen Sie alle wichtigen Arbeitstechniken für das Tool kennen.
Und wenn Sie sich für ein anderes Excel-Seminarthema interessieren , finden Sie hier eine Übersicht über meine weiteren Veranstaltungen.
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