Add-ins: Excel um praktische Funktionen erweitern

06.06.2016

EXCEL ADD-INS | PowerQuery Schulung | Datenbereinigung mit PowerQuery mit Stephan Nelles

Excel ist eine der erfolgreichsten Enterprise-Softwarelösungen aller Zeiten. Vom Controlling bis zur Geschäftszahlenpräsentation: Die Einsatzszenarien bleiben auch nach weit über 20 Jahren vielfältig. Dazu trägt auch das stetig wachsende Angebot an sogenannten Excel Add-ins. Durch die Integration des Microsoft App Stores ab Excel 2013 ist das Spektrum der Möglichkeiten noch einmal gewachsen. Wie die kleinen Zusatzprogramme die Möglichkeiten von Excel erweitern können, zeige ich in diesem Artikel.

EXCEL ADD-INS: WAS IST DAS EIGENTLICH?

Im Rahmen meiner Excel-Coachings stelle ich immer wieder fest, dass viele Nutzer Add-ins gar nicht kennen. Deshalb zunächst eine Klärung: Excel Add-ins gab es schon immer. Es waren und sind kleine Zusatzprogramme, welche von Microsoft oder Drittanbietern entwickelt wurden, über das Internet heruntergeladen und in Excel installiert werden konnten. Neu ist hingegen, dass seit der Einbindung des Microsoft Stores in das Menü von Excel 2013 einige Add-ins nun auch direkt aus dem Programm heraus geladen werden können. Durch diese neue Möglichkeit wird es jetzt noch einfacher, Excel um nützliche Funktionen zu erweitern.
Doch was können sie genau? Am besten zeigt sich das an praktischen Beispielen. Ich habe deshalb vier besonders beliebte Excel Add-ins ausgewählt, um mögliche Potentiale aufzuzeigen.

BING MAPS – PROFESSIONELLE KARTEN FÜR GEO-VISUALISIERUNGEN

Wer viel mit Lokalisierungen arbeitet und sehen möchte, wie sich Prozesse, Kunden oder Websitebesucher auf dem Globus verteilen, bekommt mit „Bing Maps“ eine schlanke wie leistungsfähige Lösung an die Hand. Mit Hilfe dieses kostenlosen Excel Add-ins lässt sich eine Karte ins Excel-Dokument, auf der Positionsdaten aus einer frei wählbaren Spalte gezeichnet werden können. Flexible Optionen sorgen dafür, dass man Kartenausschnitt und -größe leicht den eigenen Bedürfnissen anpassen kann.

POWER BI DESKTOP – BUSINESS INTELLIGENCE „OUT OF THE BOX“

Dieses Tool ist eine tolle Erweiterung für alle Nutzer, die Daten aus Excel oder zahlreichen anderen Quellen wie Datenbanken oder Online-Diensten grafisch darstellen möchten. Als App wird es nicht aus Excel heraus installiert, sondern aus dem Web geladen. Und es wird auch nicht im Menü angezeigt, sondern als eigene App auf dem Windows-Desktop. Aber auch bei Power BI Desktop dreht sich alles um Visualisierungen: Die Excel-App bietet eine Sammlung an praktischen Tools, um Zahlen und Statistiken in aussagekräftige Diagramme umzuwandeln. Die Oberfläche zeichnet sich durch ihre intuitive Bedienbarkeit aus. Geeignet ist das Tool besonders, wenn im Controlling oder in der Datenanalyse Managementreports erstellt werden. Die Dashboards geben einen schnellen Überblick über die relevanten Entwicklungen in ihrem Business. Interaktive Berichte ermöglichen es Office365-Nutzern diese sogar via Smartphone oder Tablet aufzurufen und zu bedienen.

RANDOM GENERATOR – PRAKTISCHE ZUFALLSZAHLEN FÜR DATENBLÄTTER

Häufig gestaltet man in Excel Tabellen und Diagramme, ohne dass die entsprechenden Daten bereits vorhanden sind – etwa, weil sie noch gesammelt werden müssen. Oder man möchte ein neues Reportlayout mit unterschiedlichen Datenbeständen testen. Immer wieder neue Daten zu generieren kostet normalerweise Zeit. In diesem Fall ist es äußerst sinnvoll, Zufallszahlen zu nutzen. Der kostenlose Random Generator füllt ausgewählte Zeilen mit Zahlen, Datumswerten und binären Optionen („true“ und „false“) – ganz nach dem Zufallsprinzip. Die Daten erfüllen für den Excel-Nutzer damit den gleichen Zweck wie das „Lorem Ipsum“ im Grafikdesign: Sie erlauben eine Arbeit am Projekt, noch bevor die konkreten Inhalte geklärt sind.

PEOPLE GRAPH – MEHRHEITSVERHÄLTNISSE EINFACH ZEIGEN

Weniger ist mehr: Das haben sich offensichtlich auch die Entwickler des Excel Add-ins „People Graph“ gedacht. Das praktische Tool erstellt Infografiken, wie man sie aus Tageszeitungen oder Illustrierten kennt. Damit kann man die Visualisierungsmöglichkeiten von Excel sehr gut erweitern. Darstellbar sind demographische Daten, Umfrageergebnisse, aber auch typische Unternehmensdaten wie Sales Funnels. Die Auswahl an verschiedensten Designs ist überschaubar, die Templates überzeugen dafür aber durch eine durchweg hohe Qualität.

WIE SIE EXCEL ADD-INS FINDEN UND INSTALLIEREN

Neben den vier Beispielen gibt es zahlreiche weitere Excel Add-ins, die über den Office-Store von Microsoft bezogen werden können. Wie in anderen App-Stores auch, ist das Angebot nach unterschiedlichen Einsatzszenarien gegliedert: von Produktivität bis Datenvisualisierung. Die Installation geht einfach und unkompliziert von der Hand, und die Support-Seiten von Microsoft erleichtern den Einstieg zusätzlich.

Excel Add-ins bieten fantastische Möglichkeiten, um das Programm individuell zu erweitern. Worauf warten Sie noch? Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Erweiterung Ihrer persönlichen Arbeitsumgebung!

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