Neu in Excel 2016 – Individuelle Vorlagen für Pivottabellen speicherbar
31.05.2017
Man hat sich als Nutzer von Office365 bereits daran gewöhnt: In immer kürzeren Intervallen öffnet sich ein Popup-Fenster und unterrichtet den Anwender über die wichtigsten Neuerungen, welche irgendwo im Hintergrund des Microsoft-Universums des eigenen Rechners soeben installiert wurden. Zuletzt verhieß die Bildschirmmeldung interessante Neuerungen für alle, die Pivottabellen zu ihrem täglichen Handwerkszeug zählen. Mit dem neuesten Upgrade von Excel 2016 lassen sich individuell erstellte Vorlagen für Pivottabellen speichern und auf zukünftig erstellte Pivot-Table-Reports per Mausklick übertragen.
Wie funktioniert es …
Pivottabellen sind mit Sicherheit eines der wichtigsten Mittel der adhoc-Analyse von Daten. Und vielleicht war es eben dieses Präfix „ahhoc“, welches Microsoft jahrelang davon abhielt, viel Energie in Layout und Formatierung des Tools zu stecken. In den vergangenen Jahren erkämpfte sich auf diesem Wege eine Frage der Teilnehmer meiner Seminare einen Spitzenplatz: „Kann man das einmal gesetzte Zahlenformat für ein Feld der Pivottabelle als Standard voreinstellen?“
Diesem Anwenderwunsch kommt nun Microsoft mit dem neuen Upgrade nach. Wenn auch auf andere Art als erwartet. Denn die Voreinstellungen beziehen sich auf Funktionen aus dem Menü PivotTable-Tools – Analysieren – Layout und auf die PivotTable-Optionen, die man beispielsweise im Kontextmenü der Pivottabelle findet.
Um eine Vorlage anzulegen, erstellt man zunächst eine Pivottabelle und formatiert diese nach den eigenen Vorstellungen. Anschließend wird das Layout über Datei – Optionen – Erweitert – Daten gespeichert. Dabei können u.a. Teilergebnisse, Gesamtsummen und das Berichtslayout übernommen werden. In den PivotTable-Optionen können Einstellungen wie z.B. das Verhalten von Zahlenformaten und Spaltenbreiten konfiguriert werden.
… und was leistet die neue Funktion
Der Vorteil der Vorlagen liegt klar auf der Hand. Während die PivotTable-Formate im Menü Entwurf primär der Gestaltung von Zellen (Füllfarben, Rahmen, Schriftarten und -größen etc.) gewidmet sind, fokussieren die neuen PivotTable-Vorlagen auf die tabellarische Gesamtstruktur. Das lästige Anpassen von Summen, Tabellenlayouts und mehr gehört nun der Vergangenheit an, denn in jeder neuen Excel-Datei kann auf die einmal festgelegten Voreinstellungen zurückgegriffen werden.
Bliebe die alte Frage, ob denn nun auch das Zahlenformat für ein Feld der Pivottabelle voreinstellbar ist. Die Antwort bleibt unverändert. Bis auf die Feldebene reichen die neuen Templates nicht herunter. Von der ursprünglichen Logik der Pivottabellen ist dies durchaus nachvollziehbar. Denn gerade das schnelle Ziehen von Feldern unterschiedlicher Wertigkeit in den Wertebereich war die Hauptidee hinter dem häufig eingesetzten Tool. In Stein gemeißelte Zahlenformate wären bei einer solchen adhoc-Analyse eher hinderlich und zumindest wenig sinnvoll. Da in Zeiten der immer größer werdenden Datenmengen und der immer kurzfristiger angeforderten Auswertungen Pivottabellen jedoch vom adhoc- zum Reportingtool umfunktioniert wurden, werden viele Anwender auch zukünftig dieses Feature vermissen.
Eine Übersicht über meine modulare Veranstaltungsreihe Excel im Reporting finden Sie hier.