Visualisierung in einem Excel-Dashboard

Ich dachte eigentlich, dieses Thema wäre nicht mehr aktuell. Doch innerhalb der vergangenen Wochen wurde ich gleich mehrfach nach den Möglichkeiten gefragt, eine word oder tag cloud in ein Excel-Dashboard oder einen Report einzufügen. Stellen wir uns ein Anwendungsbeispiel vor. Ihr Unternehmen betreibt eine Website, auf der Internetbenutzer Suchbegriffe eingeben oder Menüoptionen auswählen. Sie bekommen diese Nutzungsdaten nach Regionen (Süd, Ost, West, Nord). In ihrem Dashboard oder Report in Excel wählen Sie eine Region aus und sehen dann die Nutzerzahlen in dieser Region insgesamt. Angezeigt werden außerdem Daten zur Klickrate einzelner Seiten Ihres Internetauftritts, die Verweildauer und andere wichtige Werte. Ihnen fehlt aber noch die Darstellung der häufigsten Suchbegriffe. Diese möchten Sie nicht streng numerisch anzeigen. Vielmehr sollen die wichtigsten 10 Begriffe in einer Cloud und jeweils in unterschiedlicher Größe und Farbe dargestellt werden.

Excel-Trend geht zu mehr Visualisierungsmöglichkeiten

Excel Reporting SeminarEhrlich gesagt, vermute ich, das Thema word cloud ist durch die neuen Diagrammtypen in Excel 2016 wieder aufgekommen. Und durch den Microsoft App Store mit seinen vielen neuartigen Tools. Oder der Power BI Desktop mit seinen neuartigen Visualisierungen in dynamischen Dashboards weckt ungeahnte Begehrlichkeiten bei der Darstellung von Daten. Nimmt man all diese neuen Angebote, kann man sagen, dass es einen klaren Trend zu mehr Visualisierungen gibt.

Wie dem auch sei, meine Antwort auf die Frage nach einer dynamischen Wortwolke war zunächst ein „klares Jein“. Ich habe vor Jahren VBA-Lösungen gesehen– beispielsweise eine von Chandoo – und solche, die nur auf Formeln und Funktionen basieren. Sie funktionierten zwar, waren aber entweder nicht dynamisch. Dann waren sie in einem dynamischen Dashboard, wie dem, das ich oben beschrieben habe, unbrauchbar. Oder die vorgestellten Lösungen gaben optisch einfach nicht genug her, um ihre Verwendung zu rechtfertigen.

Lösung kommt vom Altmeister Bill Jelen

Hat sich im Jahre 2016 etwas Grundsätzliches geändert? Das war meine Frage in den letzten Wochen. Wirft man einen Blick in den Microsoft App Store, findet man word clouds für PowerPoint und solche für Word. Jedoch keine für Excel. Und wo kann man noch fündig werden, wenn nicht in Microsofts neuestem Software-Shop? Bei MrExcel Bill Jelen! Wo sonst? Bill hat bereits 2010 eine Lösung beschrieben, die auf einer Pivottabelle und der Verwendung von Kamera-Screenshots in Excel beruht. Genial einfach, extrem veränderlich und zudem ein Hingucker!

Kurz zusammen gefasst, geht Bill Jelen so vor: Er erstellt aus einer Liste mit Rohdaten – in seinem Fall den Billboard Charts aus den 1950er bis 2000er Jahren – eine Pivottabelle der Top-10-Musiker. Grundlage ist die Anzahl der Wochen in den Charts. Dann übernimmt er jeden einzelnen Musikernamen mit einem einfachen Zellverweis aus der Pivottabelle in jeweils eine Zelle des Tabellenblatts Hier kann er jedem Namen in Abhängigkeit von den Chartwochen eine bestimmt Schriftgröße und –farbe zuweisen. In einem dritten und letzten Schritt erstellt MrExcel einen Kamera-Screenshot von jeder Zelle. Die 10 Screenshots ordnet er in einem Bereich des Tabellenblatts an. Wird nun mit einem Datenschnitt (Dekaden) der Inhalt der Pivottabelle geändert, ändert sich auch die Wortwolke automatisch.

Natürlich liefert eine solche Darstellung keine Detaildaten und ist mit Sicherheit kein Muss in einem Dashboard oder Report. Ein Gadget ist die word cloud aber allemal. Und der Aufwand für die Umsetzung ist minimal. Probieren Sie es einfach selbst! In meinen Seminaren zum Reporting und zum Erstellen von Dashboards in Excel lernen Sie zahlreiche Arbeitstechniken kennen, mit denen Sie Daten analysieren aber auch verständlich (und manchmal eben auch überraschend anders) darstellen können. Werfen Sie einen Blick in mein Seminarangebot. Hier lernen Sie neben zahlreichen Tipps und Tricks, Excel systematisch und effizient in Datenanalyse und Reporting zu nutzen.



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