Out of the box

Bei meinen Gesprächen mit Excel-Anwendern wird eines immer schnell klar: Manchmal fehlen in Excel Lösungen, die unmittelbar einsetzbar sind. Nun suggeriert der Begriff Lösungen in gewisser Weise auch immer, dass die Suche von einem Problem ausgelöst wird. Einem gewichtigen Problem, welchem nur mit einem ebenso gewichtigen Lösungsansatz begegnet werden kann. Irrtum! Denn es sind oft gerade die kleinen Änderungen oder Tools, die einen enormen Schub in Richtung Arbeitseffizienz bringen. Diese eine, manchmal kleine Lösung. Diese eine mustergültig aufgebaute Datei, welche den Arbeitsaufwand spürbar reduziert. Ich nenne diese kleinen Helfer im alltäglichen Umgang mit Excel Out-of-the-box-Lösungen.

Dashboards, Heatmaps, Pivottabellen

Solche Lösungen werden in vielen Bereichen gesucht, sei es nun in Form standardisierter Berechnungen oder in der Visualisierung von Ergebnissen. Und ebenso vielseitig sind die Tools, mit denen man in Excel Lösungen entwickeln kann. Einige Beispiele gefällig?

Eine Pivottabelle ist ein typisches Werkzeug der Adhoc-Analyse von Daten. Sie haben einen Rohdatenbestand aus einem anderen System heruntergeladen und möchten seine Datenqualität und Plausibilität prüfen? Klar, dann greifen Sie sehr wahrscheinlich zu einer Pivottabelle. Wenn Sie dieses Tool also schon gut kennen, dann könnten Sie auch gleich einen Schritt weiter gehen und mit Werkzeugen wie Datenschnitten und berechneten Feldern einen richtigen Report realisieren. Zum Beispiel einen dynamischen Soll-Ist-Vergleich wie im Beispiel weiter unten.

Ein zweites Beispiel: Bedingte Formatierungen sind kein Hexenwerk und sicherlich haben Sie schon die eine oder andere Ampeldarstellung in einer Tabelle umgesetzt. Gut, dann ist es bis zur Heatmap oder einem ersten Dashboard mit Datenbalken und Erfüllungsgraden eigentlich nicht mehr weit. Auch dazu finden Sie weiter unten Beispiele.

Und selbst mächtige Tools wie PowerPivot sind nicht ausschließlich für die ganz großen Lösungsansätze gemacht. Sie können auch mal ganz einfach gedacht – und letztlich genutzt – werden. Es muss nicht immer das große PowerPivot-Datenmodell mit mehreren externen Datenquellen und zahlreichen Tabellen sein, um dann einen Datenbestand mit mehreren Millionen Datensätzen zu analysieren. Weiter unten zeige ich das Beispiel einer Losgrößenanalyse, welche aus wenigen Tabellen – allesamt in einer Excel-Arbeitsmappe gespeichert – erstellt wurde.

Excel Reporting Seminar mit Stephan Nelles

Visualisierung in einem Excel-Dashboard Ich dachte eigentlich, dieses Thema wäre nicht mehr aktuell. Doch innerhalb der vergangenen Wochen wurde ich gleich mehrfach nach den Möglichkeiten gefragt, eine word oder tag cloud in ein Excel-Dashboard oder einen Report einzufügen. Stellen wir uns ein Anwendungsbeispiel vor. Ihr Unternehmen betreibt eine Website, auf der Internetbenutzer Suchbegriffe eingeben oder […]

Dashboard in Excel

Ein Service Dashboard, stellt Key Performance Indicators (KPI) wie Bewertungen zur Servicequalität grafisch darstellt. Die Credits für diese besondere Darstellung gehen an Krisztina Szabó, die für mich mit ihrem Beispiel die Bubble charts neu erfunden hat.

Thank you, Krisztina!

Laden Sie diese Lösung hier herunter, tragen Sie Ihre Daten in die Tabelle auf der linken Seite ein.

Heatmap Marktanteile

Bedingte Formatierungen sind ein einfaches Mittel, um z.B. Datenabweichungen adhoc grafisch hervorzuheben oder um Duplikate zu kennzeichnen. In der hier gezeigten Lösung wird diese gängige Funktion einmal ganz anderes verwendet. Die Heatmap veranschaulicht die Marktanteile eines Produkts in einer spezifischen Region.

Laden Sie die Lösung hier herunter und tragen Sie produktbezogene Daten für Ihre Vertriebsgebiete ein. Mit dem Dropdown-Menü unterhalb der Überschrift im Tabellenblatt Heatmap 2 steuern Sie die Ampeldarstellung im Tabellenbereich.

PowerPivot Datenanalysen von Losgrößen

PowerPivot ist nicht nur das Tool für die ganz großen Datenmodelle! Die Vorteile, die das Tool bei der Verknüpfung von Tabellen hat, gepaart mit der Power der DAX-Funktionen, macht es auch zum idealen Werkzeug für einfache Kostenanalysen.

Diese Out-of-the-box-Anwendung spürt Kostensenkungspotenziale durch die Bestimmung der optimalen Losgrößen auf. Schnell wird auch ein dritter großer Vorteil von PowerPivot in der alltäglichen Anwendung offenbar: Datenschnitte und Zeitachsen verwandeln jedes Datenmodell in ein multivariables Dashboard.

Wenn Sie sich für dieses PowerPivot-Tool interessieren, setzen Sie sich bitte mit mir in Verbindung. Vielen Dank!

Sol-Ist-Vergleich Pivottabelle

Pivottabellen sind ein wichtiges Mittel der adhoc-Analyse von Daten. Diese Lösung bedient sich einiger kalkulierter Felder, um eine Pivottabelle als dynamischen Soll-Ist-Vergleich zu verwenden. Laden Sie diese Lösung herunter und pflegen Sie Ihre Produkte, Produktgruppen und Standorte/Regionen ein.

Lassen Sie sich wichtige Kennzahlen wie Umsatz, operative Kosten etc. in Abhängigkeit von der in den Datenschnitten getroffenen Einstellungen übersichtlich anzeigen. Die Soll-Ist-Abweichung wird auf der rechten Seite ausgewiesen.

Meine Empfehlung: Testen!

Laden Sie die Lösung hier herunter.

Managementreport in Excel Dashboard

Zur Darstellung von Kennzahlen z.B. in einem Managementreport benötigen Sie die richtigen Dashboardtools und solide Kenntnisse der Grundregeln der Wahrnehmung. In diesem Sales Dashboard lernen Sie beides beispielhaft umgesetzt kennen. Das Dashboard setzt klassische Visualisierungstools wie Sparklines, Statusanzeigen und prägnante Beschriftungen ein, um alle Informationen hoch verdichtet auf einem Blatt Papier oder einer Folie zusammenzutragen.